Algemene voorwaarden

Artikel 1 – Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• Romines Events: de onderneming gevestigd aan Safariweg 323, 3605 ME te Maarssen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97732656.
• Huurder: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Romines Events een overeenkomst aangaat of wenst aan te gaan voor het gebruik van de locatie.
• Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen Romines Events en de huurder betreffende de verhuur van de evenementenlocatie en/of aanvullende diensten.
• Locatie: de door Romines Events ter beschikking gestelde ruimte inclusief aanwezige inventaris, installaties, apparatuur, parkeerterrein en overige voorzieningen.
• Evenement: iedere bijeenkomst, vergadering, feest, receptie, zakelijke bijeenkomst of andere activiteit waarvoor de locatie wordt gehuurd.
• Gasten: alle personen die zich gedurende het evenement op uitnodiging van de huurder op of rondom de locatie bevinden.
• Huisregels: de door Romines Events vastgestelde huisregels die integraal onderdeel uitmaken van iedere overeenkomst.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere offerte, overeenkomst, reservering en dienstverlening van Romines Events.

2.2 Door het accepteren van een offerte, het ondertekenen van een overeenkomst of het voldoen van een aanbetaling verklaart de huurder kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en de huisregels en daarmee volledig akkoord te gaan.

2.3 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze vooraf schriftelijk door Romines Events zijn bevestigd.

2.4 Algemene voorwaarden van de huurder worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij Romines Events deze schriftelijk heeft aanvaard.

Artikel 3 – Offertes

3.1 Alle offertes van Romines Events zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

3.2 Een offerte is geldig gedurende de daarin vermelde termijn. Indien geen termijn is vermeld, bedraagt de geldigheid 14 dagen.

3.3 Kennelijke schrijffouten, rekenfouten of vergissingen in offertes binden Romines Events niet.

3.4 Een offerte geeft uitsluitend recht op de daarin omschreven dienstverlening.

Artikel 4 – Totstandkoming van de overeenkomst

4.1 Een overeenkomst komt tot stand zodra:

• de offerte door de huurder is geaccepteerd;
• én de overeengekomen aanbetaling door Romines Events is ontvangen.

4.2 Zolang de aanbetaling niet is ontvangen, behoudt Romines Events zich het recht voor de gewenste datum opnieuw beschikbaar te stellen aan derden.

4.3 Romines Events is gerechtigd een reservering zonder opgaaf van redenen te weigeren indien daarvoor een redelijke grond bestaat.

4.4 Wijzigingen in de overeenkomst zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk door beide partijen zijn bevestigd.

Artikel 5 – Reserveringen

5.1 De reservering geldt uitsluitend voor de overeengekomen datum, tijd en het overeengekomen aantal gasten.

5.2 Het is de huurder niet toegestaan de reservering over te dragen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Romines Events.

5.3 Indien het aantal gasten aanzienlijk afwijkt van hetgeen vooraf is overeengekomen, behoudt Romines Events zich het recht voor aanvullende kosten in rekening te brengen of de toegang van extra gasten te weigeren.

5.4 Romines Events behoudt zich het recht voor een reservering te annuleren indien de veiligheid, openbare orde of bedrijfsvoering daardoor in gevaar komt.

Artikel 6 – Betaling

6.1 Een reservering is definitief nadat de overeengekomen aanbetaling door Romines Events is ontvangen.

6.2 Het resterende bedrag dient uiterlijk zeven (7) dagen vóór aanvang van het evenement volledig te zijn voldaan.

6.3 Indien betaling niet tijdig plaatsvindt, verkeert de huurder van rechtswege in verzuim zonder dat een nadere ingebrekestelling vereist is.

6.4 Romines Events is in dat geval gerechtigd:

• de overeenkomst te ontbinden;
• de reservering te annuleren;
• de toegang tot de locatie te weigeren;
• reeds geleden schade op de huurder te verhalen.

6.5 Alle gerechtelijke en buitengerechtelijke incassokosten komen voor rekening van de huurder.

Artikel 7 – Borg

7.1 Romines Events kan verlangen dat voorafgaand aan het evenement een borg wordt voldaan.

7.2 De hoogte van de borg wordt vermeld in de offerte of overeenkomst.

7.3 De borg strekt tot zekerheid voor onder meer:

• schade aan gebouw of inventaris;
• vermissing van eigendommen;
• extra schoonmaakkosten;
• overschrijding van de overeengekomen eindtijd;
• overtreding van de huisregels;
• overige kosten die voor rekening van de huurder komen.

7.4 Voor zover de borg ontoereikend is, blijft de huurder aansprakelijk voor het meerdere.

7.5 Indien geen schade of aanvullende kosten zijn geconstateerd, wordt de borg binnen een redelijke termijn na afloop van het evenement terugbetaald.

Artikel 8 – Annulering en verplaatsing

8.1 Een verzoek tot annulering of verplaatsing dient schriftelijk of per e-mail aan Romines Events te worden doorgegeven.

8.2 Bij annulering of verplaatsing gelden de volgende voorwaarden:

• Tot drie (3) maanden vóór de overeengekomen evenementdatum kan de reservering kosteloos worden geannuleerd of éénmalig worden verplaatst, mits de gewenste nieuwe datum beschikbaar is.
• Bij annulering of verplaatsing binnen drie (3) maanden vóór de evenementdatum is 50% van de overeengekomen huursom verschuldigd.
• Reeds betaalde bedragen worden verrekend met de verschuldigde annuleringskosten.

8.3 Indien de huurder zonder voorafgaande annulering geen gebruik maakt van de locatie ("no-show"), blijft de volledige huursom verschuldigd.

8.4 Een verplaatsing van het evenement geeft geen recht op terugbetaling van reeds betaalde bedragen, tenzij Romines Events daar schriftelijk mee instemt.

8.5 Indien Romines Events een evenement wegens overmacht moet annuleren, zullen partijen gezamenlijk zoeken naar een passende oplossing, zoals verplaatsing naar een andere datum of terugbetaling van reeds betaalde bedragen, voor zover wettelijk vereist.

Artikel 9 – Gebruik van de locatie

9.1 De locatie mag uitsluitend worden gebruikt voor het doel waarvoor deze is gehuurd.

9.2 De huurder dient zorgvuldig om te gaan met de locatie, inventaris en alle aanwezige voorzieningen.

9.3 Het is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming:

• wijzigingen aan te brengen aan de locatie;
• eigendommen van Romines Events te verplaatsen;
• constructies aan muren, plafonds of vloeren te bevestigen;
• installaties of technische voorzieningen aan te passen.

9.4 De huurder is verantwoordelijk voor het gedrag van alle aanwezige gasten, leveranciers en ingehuurde derden.

9.5 Alle aanwijzingen van medewerkers van Romines Events dienen onmiddellijk te worden opgevolgd.

Artikel 10 – Maximumaantal gasten

10.1 Het maximaal overeengekomen aantal gasten mag niet worden overschreden.

10.2 Indien meer gasten aanwezig zijn dan vooraf overeengekomen, is Romines Events gerechtigd:

• aanvullende kosten in rekening te brengen;
• extra gasten de toegang te weigeren;
• het evenement te beëindigen indien de veiligheid of vergunningseisen dit noodzakelijk maken.

10.3 De huurder blijft verantwoordelijk voor alle gevolgen van een overschrijding van het overeengekomen aantal gasten.

Artikel 11 – Alcohol, drugs en verboden middelen

11.1 Binnen het pand van Romines Events is het niet toegestaan alcoholhoudende dranken te nuttigen, te verstrekken of mee te brengen, tenzij Romines Events hiervoor vooraf uitdrukkelijk en schriftelijk toestemming heeft verleend.

11.2 Het bezit, gebruik, verhandelen of aanwezig hebben van:

• drugs;
• lachgas;
• verdovende middelen;
• verboden middelen;

is onder alle omstandigheden verboden.

11.3 Indien overtreding van dit artikel wordt geconstateerd, is Romines Events gerechtigd:

• het evenement onmiddellijk te beëindigen;
• aanwezigen de toegang tot de locatie te ontzeggen;
• de borg geheel of gedeeltelijk in te houden;
• aanvullende schade op de huurder te verhalen.

11.4 Een beëindiging op grond van dit artikel geeft geen recht op restitutie van reeds betaalde bedragen.

Artikel 12 – Geluid en eindtijd

12.1 De huurder dient zich te houden aan de overeengekomen eindtijd.

12.2 De eindtijden zijn, tenzij schriftelijk anders overeengekomen:

• maandag tot en met donderdag: uiterlijk 22.45 uur;
• vrijdag tot en met zondag: uiterlijk 00.30 uur.

12.3 Er geldt een maximale coulanceperiode van vijftien (15) minuten.

12.4 Bij overschrijding van dertig (30) minuten of meer is Romines Events gerechtigd een vergoeding van € 200,- per begonnen uur in rekening te brengen, onverminderd het recht op aanvullende schadevergoeding indien de werkelijke schade hoger is.

12.5 De huurder draagt er zorg voor dat alle gasten de locatie tijdig verlaten.

12.6 Het overeengekomen geluidsniveau dient gedurende het gehele evenement te worden gerespecteerd. Bij overtreding is Romines Events bevoegd het geluidsniveau te laten verlagen of het evenement te beëindigen.

Artikel 13 – Veiligheid en openbare orde

13.1 De huurder is verantwoordelijk voor een ordelijk verloop van het evenement.

13.2 Nooduitgangen, vluchtwegen en brandveiligheidsvoorzieningen dienen te allen tijde vrij toegankelijk te blijven.

13.3 Het is verboden:

• vuurwerk af te steken;
• rookmachines of rookpotten te gebruiken zonder toestemming;
• pyrotechnische effecten toe te passen;
• open vuur te gebruiken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

13.4 Medewerkers van Romines Events, politie, brandweer of andere bevoegde instanties kunnen bindende aanwijzingen geven. Deze dienen onmiddellijk te worden opgevolgd.

13.5 Indien de veiligheid van personen, de omgeving of de locatie in gevaar komt, is Romines Events gerechtigd het evenement onmiddellijk te beëindigen.

Artikel 14 – Decoratie en netheid

14.1 Decoratie is uitsluitend toegestaan voor zover deze geen schade veroorzaakt aan de locatie of inventaris.

14.2 Confetti, glitters, confettikanonnen, spijkers, schroeven, nietjes, lijmresten en vergelijkbare materialen zijn uitsluitend toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming.

14.3 De locatie dient na afloop bezemschoon te worden achtergelaten.

14.4 Extra schoonmaakwerkzaamheden worden afzonderlijk in rekening gebracht of verrekend met de borg.

14.5 Afval dient te worden gedeponeerd in de daarvoor bestemde afvalvoorzieningen.

Artikel 15 – Aansprakelijkheid

15.1 De huurder is gedurende de gehele huurperiode volledig verantwoordelijk voor zijn eigen handelen en voor het handelen van alle aanwezige gasten, leveranciers, artiesten, cateraars, fotografen, DJ's en overige door hem ingeschakelde derden.

15.2 Alle schade aan de locatie, inventaris, apparatuur, meubilair, installaties of overige eigendommen van Romines Events, ontstaan tijdens of als gevolg van het evenement, komt volledig voor rekening van de huurder, tenzij de huurder aantoont dat de schade uitsluitend is veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid van Romines Events.

15.3 De huurder vrijwaart Romines Events tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van de locatie of uit het handelen of nalaten van de huurder, diens gasten of door hem ingeschakelde derden.

15.4 Romines Events is niet aansprakelijk voor:

• verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen;
• voertuigen op of nabij het terrein;
• letsel van gasten, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van Romines Events;
• schade als gevolg van storingen in internet-, stroom-, water- of andere voorzieningen, tenzij deze aan Romines Events kunnen worden toegerekend.

15.5 Iedere aansprakelijkheid van Romines Events is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door haar aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd. Indien geen uitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het door de huurder betaalde huurbedrag.

Artikel 16 – Schadevergoeding

16.1 Indien tijdens of na het evenement schade wordt geconstateerd, is Romines Events gerechtigd deze schade te verhalen op de huurder.

16.2 Romines Events mag de herstelkosten verrekenen met de betaalde borg, onverminderd het recht om aanvullende schade te verhalen indien de werkelijke schade hoger is.

16.3 Onder schade wordt mede verstaan:

• beschadiging van gebouw of inventaris;
• vermissing van eigendommen;
• extra schoonmaakwerkzaamheden;
• herstel van decoratieschade;
• herstel van technische installaties;
• kosten als gevolg van overtreding van wettelijke voorschriften of vergunningen.

Artikel 17 – Overmacht

17.1 Romines Events is niet aansprakelijk indien zij haar verplichtingen geheel of gedeeltelijk niet kan nakomen als gevolg van overmacht.

17.2 Onder overmacht wordt onder meer verstaan:

• brand;
• explosie;
• overstroming;
• storm of extreme weersomstandigheden;
• stroom- of internetstoringen;
• pandemieën;
• epidemieën;
• overheidsmaatregelen;
• oorlog, terrorisme of dreiging daarvan;
• stakingen;
• technische storingen;
• uitval van nutsvoorzieningen;
• iedere andere omstandigheid waarop Romines Events redelijkerwijs geen invloed kan uitoefenen.

17.3 Indien een situatie van overmacht zich voordoet, zullen partijen zo spoedig mogelijk met elkaar in overleg treden om een passende oplossing te vinden.

17.4 Indien uitvoering van de overeenkomst blijvend onmogelijk is geworden, zijn beide partijen gerechtigd de overeenkomst te beëindigen zonder gehouden te zijn tot vergoeding van enige schade.

Artikel 18 – Ontbinding en beëindiging

18.1 Romines Events is bevoegd de overeenkomst met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk te ontbinden indien:

• de huurder zijn betalingsverplichtingen niet nakomt;
• de huurder de huisregels of deze algemene voorwaarden overtreedt;
• de veiligheid van personen of eigendommen in gevaar komt;
• onjuiste of onvolledige gegevens zijn verstrekt bij de reservering;
• sprake is van strafbare feiten of een redelijk vermoeden daarvan.

18.2 Ontbinding laat het recht van Romines Events op vergoeding van geleden schade onverlet.

18.3 Bij beëindiging wegens een toerekenbare tekortkoming van de huurder bestaat geen recht op restitutie van reeds betaalde bedragen.

Artikel 19 – Klachten

19.1 Eventuele klachten over de uitvoering van de overeenkomst dienen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen zeven (7) dagen na het evenement, schriftelijk aan Romines Events kenbaar te worden gemaakt.

19.2 Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting van de huurder niet op.

19.3 Romines Events zal een klacht binnen een redelijke termijn behandelen en streven naar een passende oplossing.

Artikel 20 – Persoonsgegevens

20.1 Romines Events verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

20.2 De wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt is opgenomen in het privacybeleid van Romines Events, dat beschikbaar is via de website.

Artikel 21 – Intellectuele eigendom

21.1 Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de website, logo's, handelsnamen, foto's, teksten en overige uitingen van Romines Events berusten uitsluitend bij Romines Events of haar licentiegevers.

21.2 Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming is het niet toegestaan materiaal van Romines Events te kopiëren, publiceren of op andere wijze te gebruiken.

Artikel 22 – Toepasselijk recht en bevoegde rechter

22.1 Op alle offertes, overeenkomsten en rechtsverhoudingen tussen Romines Events en de huurder is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

22.2 Geschillen zullen in eerste instantie in onderling overleg worden opgelost.

22.3 Indien partijen niet tot een oplossing komen, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Midden-Nederland, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.

Artikel 23 – Slotbepalingen

23.1 Indien één of meer bepalingen van deze algemene voorwaarden nietig of vernietigbaar blijken te zijn, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

23.2 Romines Events is gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen. Op bestaande overeenkomsten blijft de versie van toepassing die gold op het moment waarop de overeenkomst tot stand kwam, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.

23.3 Deze algemene voorwaarden treden in werking op 18 juli 2026 en vervangen alle eerder door Romines Events gehanteerde algemene voorwaarden.